ISO 9000 Belgelendirme Denetimlerinde Dikkat Edilecek Hususlar

Denetim kelime anlamıyla; belirlenen
düzenlemelere uygunluğun kontrol edilmesi, daha
doğrusu uygunluğun, doğrulanmasıdır.
Her ne amaçla yapılırsa yapılsın, denetimler
temelde, sürekli iyileşme sağlaması ve tüm kalite/
çevre yönetim sistemlerinde zorunlu bir aktivite
olması açısından, kuruluşlar açısından son derece
önemlidir.
Kalite/çevre yönetim sistemlerinde denetim;
kuruluş, müşteri ve yasal şartlara göre inşa edilmiş
yönetim sisteminin, etkin olarak işleyip
işlemediğinin, uygulanıp uygulanmadığının ve
sürdürülüp sürdürülmediğinin kontrolü için, planlı
olarak yapılan doğrulama faaliyetleridir.
Denetimler, hedeflerine göre değişik platformlarda
uygulanmaktadır:
1-İç Denetimler: Kuruluşların, kendi bünyesinden
seçtiği denetçiler aracılığı ile, bünyesinde kurulu olan
kalite/ çevre yönetim sistemini denetlemesidir.
2-Müşteri Denetimleri: Müşterilerin, kendi
bünyesinden seçtiği denetçiler aracılığı ile, kuruluşun
kalite/çevre yönetim sistemini denetlemesidir.
3-Tedarikçi Denetimleri: Kuruluşların, kendi
bünyesinden seçtiği denetçiler aracılığı ile,
tedarikçilerinin kalite/ çevre yönetim sistemini
denetlemesidir.
4-Belgelendirme ve Gözetim Denetimleri: Akredite
firmaların seçtiği denetçiler tarafından, kuruluşun
kalite/çevre yönetim sisteminin, ilgili standartlara göre
denetlenmesidir.
Bütün denetimlerin ortak yönü, sistemde var olan
uygunsuzlukların tespit edilmesi, giderilmesi ve
böylece, kalite/çevre yönetim sisteminin genelde
iyileştirilmesidir.
Kuruluşlar açısından, tüm denetimler önemli
olmasına rağmen bu yazıda özellikle, Belgelendirme
Denetimleri’nde dikkat edilecek hususları
irdeleyeceğiz. Tabi ki aşağıda belirtilen noktaların
hepsi bir öneri niteliğindedir, kural değildir. Ama
denetimin olumlu seyri açısından pratik olarak
tespit edilmiş önemli bulgulardır:
Denetim Öncesinde;
• Denetçinin size önerdiği denetim tarihini,
size uygun olması açısından irdeleyiniz ve
size uygun tarih konusunda denetçiyle
mutabakat sağlayınız.
• Denetim tarihi kesinleştikten sonra,
denetim için kalan süreyi çalışanlara
sürekli hatırlatınız. Örneğin bunun için,
tüm bölümlere, ‘denetime geri sayım’ gibi
hatırlatmalar asınız.
• Denetim tarihinden 1-2 gün önce tüm
personeli toplayarak, denetim hakkında
bilgi veriniz.
• Denetime 1 gün kala firma genelinde
temizlik/ düzen denetimi yapınız ve
firmanın denetim günü temiz ve düzenli
olmasını sağlayınız.
• Denetim öncesi mutlaka kuruluş
genelinde iç denetim yapınız. Tespit
ettiğiniz uygunsuzluklar için düzeltici
faaliyet başlatınız. Denetime kadar
bazıları açık kalacaktır. Mutlaka kapatmak
için uğraşmayınız ve denetim günü ayni
uygunsuzluklar tespit edildiğinde,
açtığınız düzeltici faaliyetleri göstererek,
uygunsuzluğun farkında olduğunuzu ve
düzeltici faaliyet planladığınızı belirtiniz.
Bu uygunsuzluklar için denetçiler tekrar
size döf açmayacaktır.
• Açılış ve kapanış toplantısının nerede
yapılacağını önceden planlayınız ve açılış
toplantısına katılacaklara duyurunuz ki
denetim günü karmaşa oluşmasın.
• Açılış toplantısı yapılacak yerin temizlik ve
düzenine özen gösteriniz. Toplantı salonunu,
katılımcıların oturma düzenine göre
planlayınız. Denetim öncesi bunu uyulmasını
mutlaka sağlayınız.
• Açılış toplantısına; özellikle üst yönetimi
temsil eden biri olmak üzere, tüm bölüm
sorumlularının katılmasını sağlayınız.
• Açılış toplantısına kimlerin katılacağını,
duyurunuz. Böylece herkesin işini planlaması
sağlanabilir.
• Denetim günü, denetçiler henüz gelmeden,
organizasyonda eksiklik olup olmadığını
kontrol ediniz. Denetimi etkileyen personelin
herhangi bir sebepten dolayı gelmemesi
halinde, yerine vekalet edecek personeli
belirleyiniz ve bu kişiye durum hakkında bilgi
veriniz. Ya da kilit personel geç gelecek ise;
açılış toplantısında denetçilere bilgi vermek
üzere, geliş saatlerini not alınız. ( Denetçilere
bilgi verilerek, denetim sırasının değiştirilmesi
sağlanabilir.)
Denetim başlarken ve denetim sırasında;
• Denetçiler firmaya geldiğinde, güler yüzle
karşılanmasını sağlayın. Karşılayan kişi
kendini tanıtarak, denetçileri açılış
toplantısının yapılacağı salona almalı ve
gerekli ikramda bulunmalıdır.
• Denetimin zamanında başlaması ve bitmesi
için, denetim saatine mutlaka uyunuz.
• Denetim sırasında heyecanlanmayın, soruları
dikkatlice dinleyin, denetçinin sorusunu
tamamlamasına izin veriniz. Aksi takdirde
yanlış anlayarak, yanlış cevap verebilirsiniz.
• Sorulan sorulara kısa ve öz cevap verin.
Cevabınızı başka konulara dallandırmayın.
Sadece sorulan soruya cevap veriniz.
• Bilmediğiniz ya da kendinize
güvenmediğiniz konularda, denetçilerle
inatlaşmayın. Unutmayın, denetim hiçbir
zaman hata bulmaya yönelik olarak
yapılmaz.
• Denetim sırasında, denetimin gidişatını
bozacak, gereksiz ve uzun konuşmalardan
sakının.
• Denetçi sormadan, siz hiçbir şeyi
açıklamaya çalışmayın.
• Denetçi herhangi bir doküman ya da kayıt
görmek istediğinde, bu doküman ya da
kayıtlar toplu olarak klasörde ise, siz
klasörden denetçinin soracağı soruya
ilişkin dökümanı çıkartarak veriniz.
Kesinlikle komple klasörü denetçiye
vermeyiniz.
• Sizinle ilgili denetim tamamlandığında,
denetçiye teşekkür etmeyi unutmayın.
• Öğle yemeği için, denetçileri temiz ve
düzenli bir ortamda ağırlayınız. (Mutlaka
firma dışında öğle yemeği organize
etmeye çalışmayın. Ama yemek yeme
ortamının, mutlaka temiz, düzenli ve
hijyenik olmasına dikkat ediniz.)
Denetim sonunda;
• Kapanış toplantısına, mümkünse açılış
toplantısında katılan tüm ekibin
katılmasını sağlayınız.
• Denetçilerin hazırladığı denetim raporunu
mutlaka inceleyiniz. Tespit edilen
uygunsuzlukları inceleyiniz ve herhangi
bir itirazınız var ise denetçiye açıklayarak,
hatanın düzeltilmesini sağlayınız.
• Denetim başarılı bir şekilde
sonuçlandığında, kapanış toplantısı
bitiminde denetçilerin ve kapanış
toplantısında bulunan katılımcıların
bulunacağı bir kutlama organize edebilirsiniz.
• Denetim sonunda, denetçiler gittiğinde, tekrar
çalışan personeli toplayarak, mutlaka denetim
sonucu hakkında bilgi vererek teşekkür
ediniz. (Denetim başarılı sonuçlandığı
takdirde; tüm çalışanların katılacağı ufak bir
kutlama organize edilmesi, çalışanların
motivasyonu açısından çok daha olumlu
olacaktır.)
Denetim sonucu elde edilen başarının sadece bir
başlangıç olduğunu ve henüz yolun başında
olduğunuzu sakın unutmayınız.
Asıl temel noktanın kurulan ve belgelenen sistemin
sürekli iyileştirilmesinin gerekliliğini hiç göz ardı
etmeyiniz.

Yayın Tarihi : 02.02.2012

(Yazan : Ayla Üstün)

Dökümanı indir